Job Detail
<Job Responsibilities>
- To liaising with staff in other departments and with external contractors .
- Carrying out clerical duties such as answering phone calls, responding to emails, and preparing documents, including office correspondence, memos, resumes, and presentations.
- Welcoming visitors and directing them to the relevant office/personnel.
- Coordinating and managing appointments, meetings, and the conference room schedule in order to prevent duplicate bookings.
- To arrange for sorting and distributing incoming post and agenizing and sending outgoing post.
- General office management such as ordering stationary, photo copying, managing suppliers billing.
- Maintaining general office files, including job files, vendor files, and other files related to the company’s operations.
- Organizing local & oversea travel and accommodation for the internal & external customers.
- Support the arranging both internal and external events.
- Possibly maintaining the company social media accounts.
- Purchasing office supplies, equipment, and furniture.
- Overseeing the maintenance of office facilities, and equipment.
- Taking care on time the Company Cars, cleaning, maintenance, insurance and tax support.
- Supervisor the security guard, gardener, and maid for the regularly good performances.
- Performing other relevant duties when needed.
- To update the travelling restriction and arrange for the travelling visa.
<หน้าที่ความรับผิดชอบในงาน>
- ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ในแผนกอื่นๆ และกับผู้รับเหมาภายนอก
- ปฏิบัติหน้าที่ธุรการ เช่น รับสายโทรศัพท์ ตอบอีเมล และจัดเตรียมเอกสาร รวมถึงจดหมายติดต่อสำนักงาน บันทึกช่วยจำ ประวัติย่อ และการนำเสนอ
- ต้อนรับผู้มาเยี่ยมและแนะนำผู้มาเยี่ยมไปยังสำนักงาน/บุคลากรที่เกี่ยวข้อง
- ประสานงานและจัดการนัดหมาย การประชุม และตารางห้องประชุม เพื่อป้องกันการจองซ้ำ
- จัดเตรียมการคัดแยกและแจกจ่ายจดหมายขาเข้าและจัดทำเอกสารและส่งจดหมายขาออก
- การจัดการทั่วไปของสำนักงาน เช่น การสั่งซื้อเครื่องเขียน การถ่ายเอกสาร การจัดการการเรียกเก็บเงินจากซัพพลายเออร์
- ดูแลไฟล์ทั่วไปของสำนักงาน รวมถึงไฟล์งาน ไฟล์ของผู้ขาย และไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัท
- จัดการการเดินทางและที่พักทั้งภายในและภายนอกสำหรับลูกค้าภายในและภายนอก
- สนับสนุนการจัดงานทั้งภายในและภายนอก
- อาจดูแลบัญชีโซเชียลมีเดียของบริษัท - จัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์ และเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน
- ดูแลการดูแลรักษาสิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์สำนักงาน
- ดูแลรถยนต์ของบริษัท การทำความสะอาด การบำรุงรักษา ประกันภัย และภาษีให้ตรงเวลา
- ดูแลเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย คนสวน และแม่บ้าน เพื่อให้ปฏิบัติงานได้ตามปกติ
- ปฏิบัติหน้าที่อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเมื่อจำเป็น
- ปรับปรุงข้อจำกัดการเดินทางและจัดเตรียมวีซ่าเดินทาง
<Necessary Skill / Experience >
- Bachelor’s degree in business, administration, or a related field.
- At least 2 years experience in secretary , admin or reception in any industry.
- Advance conversational middle-high level in English. (Need to communicate with Foreigner everyday by call & F2F )
- Proficient in a variety of computer software applications including Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, and Access).
- Comfortable handling confidential information / Multi-tasking and time-management skills, with the ability to prioritize tasks.
- Join immediately is preferable.
- TOEIC 600 up is preferable.
<ทักษะ/ประสบการณ์ที่จำเป็น >
- ปริญญาตรีสาขาธุรกิจ การบริหาร หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
- มีประสบการณ์อย่างน้อย 2 ปีในงานเลขานุการ ธุรการ หรือแผนกต้อนรับในอุตสาหกรรมใดๆ
- ภาษาอังกฤษระดับสนทนา (ต้องสื่อสารกับชาวต่างชาติทุกวันทางโทรศัพท์และพบหน้ากัน)
- เชี่ยวชาญในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ต่างๆ รวมถึง Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook และ Access)
- จัดการข้อมูลที่เป็นความลับได้อย่างคล่องแคล่ว / ทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการจัดการเวลา โดยมีความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญของงาน
- สามารถเริ่มงานได้ทันทีจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- คะแนน TOEIC 600 ขึ้นไปจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
