[Hà Nội] Trợ Lý Hành Chính - IT

Job Detail

<Mục tiêu/Kỳ vọng của vị trí>
- Cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện cho các hoạt động hằng ngày liên quan đến tài chính, nhân sự, hành chính tổng hợp và kinh doanh tại văn phòng Hà Nội, đảm bảo văn phòng vận hành hiệu quả và hỗ trợ tốt cho ban quản lý cũng như các phòng ban khác.
<Trách nhiệm công việc>
- Thực hiện lệnh thanh toán trên hệ thống ngân hàng (vai trò Maker) cho các khoản thanh toán trong nước và quốc tế.
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ cho công ty kế toán thuê ngoài phục vụ công tác hạch toán kế toán.
- Lập Hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice).
- Kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp và soạn nội dung hóa đơn cho khách hàng.
- Hỗ trợ xử lý hồ sơ, chứng từ liên quan đến Thuế Nhà thầu Nước ngoài (Foreign Contractor Tax - FCT).
- Scan, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu bản cứng và bản mềm.
- Quản lý, theo dõi sổ sách/chứng từ chuyển phát nhanh và bưu kiện đến – đi tại văn phòng Hà Nội.
- Thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, nước uống và các vật tư văn phòng cơ bản.
- Sắp xếp, phối hợp tổ chức khám sức khỏe định kỳ hằng năm cho nhân viên tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
- Hỗ trợ bộ phận Hành chính tại TP. Hồ Chí Minh xử lý hồ sơ, giấy tờ cho nhân sự người Nhật làm việc tại Hà Nội.
- Quản lý danh mục hợp đồng và phối hợp chuyển toàn bộ hợp đồng của công ty về Hà Nội để lưu trữ tập trung.
- Hỗ trợ đội ngũ Kinh doanh trong việc chuẩn bị báo cáo bán hàng hằng tuần.

<Yêu cầu bắt buộc>
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kế toán, Ngoại ngữ hoặc các ngành liên quan.
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Trợ lý Hành chính (Admin Assistant), Nhân viên Hành chính Tổng hợp (General Admin) hoặc Hỗ trợ Kinh doanh (Sales Admin).
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh trình độ trung cấp, có khả năng đọc hiểu và xử lý các tài liệu, chứng từ, hóa đơn trong công việc.
- Kỹ năng chuyên môn: Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office thông dụng. Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống GA và các phần mềm quản lý quy trình làm việc (workflow management systems) là một lợi thế lớn.