Job Description
<Job Responsibilities> - To liaising with staff in other departments and with external contractors . - Carrying out clerical duties such as answering phone calls, responding to emails, and preparing documents, including office correspondence, memos, resumes, and presentations. - Welcoming visitors and directing them to the relevant office/personnel. - Coordinating and managing appointments, meetings, and the conference room schedule in order to prevent duplicate bookings. - To arrange for sorting and distributing incoming post and agenizing and sending outgoing post. - General office management such as ordering stationary, photo copying, managing suppliers billing. - Maintaining general office files, including job files, vendor files, and other files related to the company’s operations. - Organizing local & oversea travel and accommodation for the internal & external customers. - Support the arranging both internal and external events. - Possibly maintaining the company social media accounts. - Purchasing office supplies, equipment, and furniture. - Overseeing the maintenance of office facilities, and equipment. - Taking care on time the Company Cars, cleaning, maintenance, insurance and tax support. - Supervisor the security guard, gardener, and maid for the regularly good performances. - Performing other relevant duties when needed. - To update the travelling restriction and arrange for the travelling visa. <หน้าที่ความรับผิดชอบในงาน> - ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ในแผนกอื่นๆ และกับผู้รับเหมาภายนอก - ปฏิบัติหน้าที่ธุรการ เช่น รับสายโทรศัพท์ ตอบอีเมล และจัดเตรียมเอกสาร รวมถึงจดหมายติดต่อสำนักงาน บันทึกช่วยจำ ประวัติย่อ และการนำเสนอ - ต้อนรับผู้มาเยี่ยมและแนะนำผู้มาเยี่ยมไปยังสำนักงาน/บุคลากรที่เกี่ยวข้อง - ประสานงานและจัดการนัดหมาย การประชุม และตารางห้องประชุม เพื่อป้องกันการจองซ้ำ - จัดเตรียมการคัดแยกและแจกจ่ายจดหมายขาเข้าและจัดทำเอกสารและส่งจดหมายขาออก - การจัดการทั่วไปของสำนักงาน เช่น การสั่งซื้อเครื่องเขียน การถ่ายเอกสาร การจัดการการเรียกเก็บเงินจากซัพพลายเออร์ - ดูแลไฟล์ทั่วไปของสำนักงาน รวมถึงไฟล์งาน ไฟล์ของผู้ขาย และไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัท - จัดการการเดินทางและที่พักทั้งภายในและภายนอกสำหรับลูกค้าภายในและภายนอก - สนับสนุนการจัดงานทั้งภายในและภายนอก - อาจดูแลบัญชีโซเชียลมีเดียของบริษัท - จัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์ และเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน - ดูแลการดูแลรักษาสิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์สำนักงาน - ดูแลรถยนต์ของบริษัท การทำความสะอาด การบำรุงรักษา ประกันภัย และภาษีให้ตรงเวลา - ดูแลเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย คนสวน และแม่บ้าน เพื่อให้ปฏิบัติงานได้ตามปกติ - ปฏิบัติหน้าที่อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเมื่อจำเป็น - ปรับปรุงข้อจำกัดการเดินทางและจัดเตรียมวีซ่าเดินทาง
Job Requirement
<Necessary Skill / Experience > - Bachelor’s degree in business, administration, or a related field. - At least 2 years experience in secretary , admin or reception in any industry. - Advance conversational middle-high level in English. (Need to communicate with Foreigner everyday by call & F2F ) - Proficient in a variety of computer software applications including Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, and Access). - Comfortable handling confidential information / Multi-tasking and time-management skills, with the ability to prioritize tasks. - Join immediately is preferable. - TOEIC 600 up is preferable. <ทักษะ/ประสบการณ์ที่จำเป็น > - ปริญญาตรีสาขาธุรกิจ การบริหาร หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง - มีประสบการณ์อย่างน้อย 2 ปีในงานเลขานุการ ธุรการ หรือแผนกต้อนรับในอุตสาหกรรมใดๆ - ภาษาอังกฤษระดับสนทนา (ต้องสื่อสารกับชาวต่างชาติทุกวันทางโทรศัพท์และพบหน้ากัน) - เชี่ยวชาญในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ต่างๆ รวมถึง Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook และ Access) - จัดการข้อมูลที่เป็นความลับได้อย่างคล่องแคล่ว / ทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการจัดการเวลา โดยมีความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญของงาน - สามารถเริ่มงานได้ทันทีจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ - คะแนน TOEIC 600 ขึ้นไปจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ