Mô tả công việc
<Mô tả công việc> 1. Kiểm soát và quản lý tài liệu • Tiếp nhận đăng ký, phân loại và theo dõi các tài liệu đến/đi, đảm bảo số hiệu, lần sửa đổi và tình trạng tài liệu được ghi nhận chính xác. • Duy trì danh mục và hệ thống lưu trữ tài liệu; phân phối các phiên bản mới nhất và ngăn ngừa việc sử dụng ngoài ý muốn các tài liệu đã hết hiệu lực hoặc được thay thế. 2. Phân phối tài liệu và phối hợp công việc • Phát hành các tài liệu được kiểm soát đến những phòng ban có thẩm quyền, công ty bảo hiểm và đại diện của công ty, đơn vị tư vấn và nhà thầu thông qua phiếu chuyển giao tài liệu hoặc email có ghi nhận. • Theo dõi tiến độ xem xét, phê duyệt và thời hạn hoàn thành; chủ động nhắc nhở đối với các tài liệu chưa được gửi hoặc phản hồi còn chậm, chưa đầy đủ. 3. Báo cáo và hồ sơ dự án • Thu thập và tổng hợp thông tin, báo cáo dự án từ các phòng ban, đơn vị tư vấn và nhà thầu để trình công ty bảo hiểm và các bên liên quan khác được ủy quyền. • Kiểm tra tính đầy đủ và thống nhất của báo cáo, bao gồm số liệu, tài liệu tham chiếu, phiên bản sửa đổi và các tài liệu đính kèm; chuyển các sai lệch về mặt kỹ thuật đến kỹ sư phụ trách hoặc người chịu trách nhiệm lập báo cáo để xử lý. • Duy trì hồ sơ theo dõi tên tài liệu/báo cáo, phiên bản sửa đổi, người nhận, ngày gửi và các công việc còn tồn đọng; hỗ trợ công tác bàn giao cuối dự án và lưu trữ hồ sơ. 4. Tuân thủ và bảo mật thông tin • Tuân thủ các quy trình kiểm soát tài liệu, quy định trao đổi thông tin và yêu cầu bảo mật của NS2PC; lưu trữ hồ sơ an toàn, đảm bảo chỉ những nhân sự được ủy quyền mới có quyền truy cập. 5. Kỹ năng và năng lực chuyên môn • Microsoft Office: Sử dụng tốt Word, Excel và Outlook để lập danh mục, theo dõi tài liệu, trao đổi thư từ và lập báo cáo. • Quản lý tài liệu: Duy trì chính xác danh mục tài liệu, lịch sử sửa đổi, phiếu chuyển giao và hồ sơ theo dõi tình trạng tài liệu. • Lưu trữ điện tử: Sắp xếp các thư mục điện tử, áp dụng quy tắc đặt tên tệp thống nhất và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả. • Xử lý tệp PDF: Có khả năng xem, ghép, tách, tìm kiếm và sắp xếp các tệp PDF; kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu. • Theo dõi tài liệu: Sử dụng các chức năng lọc, sắp xếp và công thức cơ bản trong Excel để theo dõi tình trạng, thời hạn hoàn thành và các công việc còn tồn đọng. • Bản vẽ và tài liệu kỹ thuật: Có khả năng nhận biết số hiệu, tên gọi, phiên bản sửa đổi và tình trạng của bản vẽ kỹ thuật cũng như các tài liệu kỹ thuật. Không yêu cầu kỹ năng thiết kế hoặc tính toán chuyên sâu. • Hệ thống quản lý tài liệu: Biết sử dụng SharePoint hoặc các hệ thống quản lý tài liệu điện tử khác là một lợi thế. • Tính chính xác và khả năng truy xuất: Duy trì hồ sơ đáng tin cậy, ngăn ngừa việc sử dụng hoặc phân phối ngoài ý muốn các tài liệu đã hết hiệu lực hoặc được thay thế.
Yêu cầu công việc
<Kỹ năng / Kinh nghiệm Cần thiết> - Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kỹ thuật hoặc các ngành liên quan. - Ngoại ngữ: Tiếng Anh trình độ giao tiếp trong công việc. Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong việc xử lý tài liệu dự án, trao đổi email, lập danh mục và phiếu chuyển giao tài liệu. - Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm soát tài liệu kỹ thuật, điều phối kỹ thuật hoặc vị trí tương đương tại các dự án công nghiệp, xây dựng, bảo trì hoặc nhà máy điện. - Có kinh nghiệm phối hợp với các nhà thầu trong nước và các bên liên quan của dự án. - Hiểu biết tốt về bản vẽ kỹ thuật, thông số kỹ thuật, bảng dữ liệu thiết bị, biện pháp thi công, báo cáo kiểm tra và thử nghiệm cũng như các tài liệu kỹ thuật khác. - Sử dụng tốt Word, Excel và Outlook để lập danh mục, theo dõi tài liệu, trao đổi thư từ và lập báo cáo. - Có kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc tốt, chú ý đến từng chi tiết. - Có tinh thần trách nhiệm cao và ý thức bảo mật thông tin tốt. - Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc tốt. <Kỹ năng / Kinh nghiệm Ưu tiên> - Có kinh nghiệm tham gia các dự án nhà máy điện, đặc biệt là hệ thống khử lưu huỳnh trong khí thải (FGD), ống khói hoặc các dự án bảo trì quy mô lớn. - Biết sử dụng SharePoint hoặc các hệ thống quản lý tài liệu điện tử khác.