Job Description
<Expectation>
This position is an administrative role responsible for handling tasks related to contracts and quotations generated through sales activities.
You will work across three departments: the Property Management (PM) department for managing rental factories and warehouses, the Equipment (M&E) department responsible for design and construction, and the Sales department.
Your main duties include preparing various documents such as contracts and invoices.
The workload for each department will be arranged to be generally balanced.
Depending on your career goals, such as an interest in moving into a sales role in the future, job assignments can be adjusted flexibly.
<Job Responsibilities>
1. Sales Administration for Factory and Warehouse Construction Projects
・Support sales activities for factory and warehouse construction projects, mainly for Japanese companies.
・Prepare and manage contracts and related documents.
・Coordinate with client representatives regarding contract terms and payment conditions.
・Coordinate with internal departments such as Design, M&E (Equipment), Construction, Estimation, Administration, and Legal.
2. Sales Support for In-house Rental Warehouse / Factory Business
・Support leasing activities for in-house developed rental warehouses and factories.
・Assist in preparing term sheets and contracts for new tenants.
・Support contract renewal procedures and maintain relationships with existing tenants.
・Work with the PM and Administration departments to review contracts and related documents.
・Coordinate between tenants and internal departments.
<このポジションの役割>
このポジションは営業活動により発生する契約や見積もりに関する業務を対応する事務職となります。主に２つの部署（レンタル工場・倉庫の管理を行うプロパティマネジメント部門（PM）、および営業部門）を横断的に担当していただき、 契約書・請求書などの各種書類作成業務をお任せします。 各部署の業務比率については、原則として均等となるよう検討しますが、 将来的に営業職へチャレンジしたいなどのキャリア志向に応じて、 担当業務を柔軟にアサインすることも可能です。
＜仕事内容＞
1．工場・倉庫建設プロジェクトにおける営業事務業務
・主に日系企業向けの工場・倉庫建設案件に関する営業サポート業務
・契約書類および関連書類の作成・管理
・契約条件や支払条件等に関する顧客担当者との調整業務
・設計・設備（M&E）・工事・見積・管理・法務などの社内関係部署との調整
2．自社開発レンタル倉庫・工場のリーシング営業サポート業務
・自社開発レンタル倉庫・工場のリーシング活動のサポート
・新規テナント獲得に向けた条件書・契約書等の作成補助
・契約更新時の各種手続きサポートおよび既存顧客との関係維持サポート
・PM部門や管理部門と連携した契約書レビューおよび関連業務
・テナントと社内関係部署間の調整業務
Job Requirement
<Necessary Skill / Experience >
・Age: around 26 ~35
・Gender: Female
・Education: College Diploma or higher
・Language:
- Japanese - Business Level (N3 level or above)
- English - Conversational Level (For reading and writing. Equivalent to TOEIC 600)
・Experience:
- At least 3 years of general working experience.
- At least 3 years of sales administrative experience at a Japanese company
<Preferrable Skill / Experience >
・Experience:
- At least 3 years of sales administrative experience at a Japanese company in one of the following industries:
- Real estate developers
- General contractors (construction companies)
- Subcontractors (MEP / construction-related)
- EPC companies
- Mechanical trading companies involved in engineering and construction
・Other:
- Having a mindset to be a salesperson is a plus. (not must.)
＜必須スキル・経験＞
・年齢：26～35歳前後
・性別：女性
・学歴：短大卒以上
・語学力：
・日本語：ビジネスレベル（N3以上）
・英語：日常会話レベル（TOEIC600点相当）
・経験：
・社会人経験3年以上
・日系企業での営業事務経験3年以上
<歓迎スキル・経験>
・経験
・下記いずれかの業界における、日系企業での営業事務経験3年以上があると尚良い
・デベロッパー
・ゼネコン（建設会社）
・サブコン（設備・建設関連）
・EPC企業
・エンジニアリング・施工を行う機械・設備商社