Job Description
<Role & Expectations>
Our company is a machine tool manufacturer with a very high market share in Japan. Since our founding in 1904, we have continued to grow globally.
In our Vietnam office, this position plays an important back-office role, supporting Japanese expatriates and local staff. The role includes general affairs, HR support, and import/export-related tasks.
Since this is a general affairs position, we are looking for someone who can be flexible and handle various tasks as needed.
<Job Description>
1. Office Administration
Manage office equipment and supplies, and place orders
Manage contracts and internal documents
2. Visa & HR Support
Support visa and work permit (WP) applications and renewals for expatriates and foreign staff
Handle TRC (Temporary Residence Card) procedures
Manage labor contracts and internal regulations
3. Support for Business Travelers & Expatriates
Arrange hotels and flight tickets
Coordinate airport pick-up and schedules
Support daily life setup (housing, SIM card, bank account, etc.)
4. Internal Coordination & Communication with Japan HQ
Act as a bridge between Japanese expatriates and local staff
Support internal events planning and operation
5. Import/Export Support
Service assistant tasks (prepare quotations, handle orders, arrange services, etc.)
Sales assistant tasks (prepare export-related documents)
Handle courier shipments and deliveries
<本ポジションの役割と期待>
当社は、日本国内で非常に高いシェアを誇る工作機械メーカーとして、1904年の創業以来、世界市場で成長を続けてきました。
そんな当社で募集するベトナム法人の本ポジションは、日本人駐在員および現地スタッフを支えるバックオフィスの中核として、総務・労務サポートから輸出入業務などを担当します。
総務というお仕事なので、状況に応じて柔軟に対応してもらえる方が非常にマッチします。
<職務内容>
1. オフィス・庶務管理
・オフィス設備・備品の管理、発注
・契約書や社内書類の管理
2. ビザ・労務関連サポート
・駐在員や外国人社員のVISA・労働許可証（WP）の申請・更新
・TRC（テンポラリーレジデンスカード）の手続き
・労働契約や社内規定の管理
3. 出張者・駐在員サポート
・出張者のホテル・航空券手配
・空港送迎やスケジュール調整
・生活立ち上げサポート（住居、SIM、銀行口座など）
4. 社内調整・日本本社との連携
・日本人駐在員とローカルスタッフの橋渡し
・社内イベントの企画・運営など
5. 輸出入業務のサポート
・サービスアシスタント業務（見積書作成、受注対応、各種手配など）
・セールスアシスタント業務（輸出管理書類の作成など）
・クーリエ（国際宅配便）の発送および受け取り
Job Requirement
<Requirements>
・Education: Bachelor’s degree or higher
・Language Skills:
- Japanese: Business level (equivalent to N2, no certificate required)
- English: Able to handle emails
・Experience:
- At least 3 years of experience as a general affairs staff in a Japanese manufacturing company (machine tools) or a trading company
- In addition, experience in:
- Arranging hotels and flight tickets for business travelers
- Supporting visas and TRC for expatriates
- Handling import/export (trade administration) tasks (using forwarding companies)
- Experience working in a relatively small office, handling both general affairs and trade tasks flexibly
<必須経験>
・学歴：大卒以上
・性別：女性のみ
・年齢：27歳～38歳
・語学力：
- 日本語：ビジネスレベル（N2相当、資格不問）
- 英語：メール対応が可能なレベル
・経験
・日系の工作機械関連の製造業、またはトレーディング企業において、総務として3年以上の実務経験を有すること。
・加えて、以下の経験を有すること。
- 出張者のホテルや航空券手配などの対応経験
- 駐在員のVISAおよびTRCサポートの経験
- 貿易事務の経験（当社ではフォワーダー企業を利用）
・また、比較的小規模なオフィスにおいて、総務業務および貿易業務を幅広く柔軟に対応した経験があること。