Job Description
<Job Responsibilities> ・Business Trip, Transportation & Accommodation Management ・Check and consolidate employees’ business trip schedules through the internal vehicle management system ・Coordinate with car rental companies and hotels for vehicle arrangements and accommodation bookings ・Handle schedule changes and coordinate solutions for related issues ・Office Operation & General Affairs Support ・Manage office facilities, equipment, tools, and company supplies ・Handle domestic and international courier services (e.g., DHL) and delivery arrangements ・Process payment requests and related administrative procedures ・Support for Foreign Employees / Expatriates ・Arrange housing and relocation support for foreign employees ・Support procedures related to temporary stay and residence registration ・Provide daily life support for foreign employees ・Onboarding & Employee Administration ・Prepare and conduct onboarding sessions for new employees ・Introduce company regulations, internal systems, tools, and equipment ・Update and manage employee information and HR-related records ・Internal Event Management ・Support the planning and operation of internal events, team-building activities, and sports events ・Others ・Handle other tasks and projects assigned by supervisors ・Propose and implement ideas to improve work processes and organizational operations ＜ポジション概要 / 期待役割＞ 日本の靴メーカーの成長フェーズにおいて、オフィス運営、人事・総務関連業務、物流・出張管理など幅広いバックオフィス業務を担当していただきます。 社員が円滑に業務を進められる環境づくりを支援し、外国人駐在員の生活サポート、新入社員の受け入れ、社内イベント運営などを通じて、組織運営や企業成長に貢献していただくポジションです。 ＜仕事内容＞ ・出張・移動・宿泊関連業務 ・社内車両管理システム上で社員の出張スケジュールを確認・整理 ・レンタカー会社、ホテルとの調整および予約手配 ・スケジュール変更時の対応、関連問題の調整 ・オフィス運営・総務業務 ・社内設備、備品、ツール類の管理 ・国内外の宅配便（DHL等）の対応、発送管理 ・各種支払い申請処理 ・外国人駐在員サポート業務 ・外国人駐在員の住居手配、引越しサポート ・一時滞在・居住登録などの各種手続き対応 ・外国人スタッフの生活面に関するサポート ・入社手続き・社員管理 ・新入社員向けオリエンテーションの準備・実施 ・会社規定、社内システム、備品・設備の説明 ・社員情報・人事関連データの更新管理 ・社内イベント運営 ・社内イベント、チームビルディング活動、スポーツイベントの企画・運営サポート ・その他 ・上司から指示された業務やプロジェクトへの対応 ・業務プロセス改善や組織運営向上に向けた提案・実行
Job Requirement
<Necessary Skill / Experience> - Education: Bachelor's degree - Language: - Business Level in Japanese (Over N2 level for internal use) - English reading and writing at an intermediate level, equivalent to TOEIC 600 or IELTS 5.5 ・Experience: - More than 3 years of working experience in a Japanese company of equivalent scale - Experience in general affairs/administrative tasks, logistics coordination, and using internal systems ・Skills: - Proficiency in Excel (functions, Pivot Tables, charts) and PowerPoint - Strong logical thinking skills, high IT literacy, and willingness to learn new things ＜必須要件＞ ・学歴： - 大学卒業 - 会計学／財務関連分野の大学卒以上 ・語学： - 日本語：ビジネスレベル （N2以上） - 英語：読み書き中級レベル（TOEIC 600点相当、またはIELTS 5.5相当） ・経験： - 同等規模の日系企業で3年以上の勤務経験 - 総務・管理業務、物流調整業務、社内システムを使用した業務経験 ・スキル： - Excel（関数、ピボットテーブル、グラフ作成）およびPowerPointの使用スキル - 論理的思考力があり、ITリテラシーが高く、新しいことを学ぶ意欲がある方 <Prefarable Skill / Experience> - Education: Bachelor's degree in Business Administration or related to the Field. ＜歓迎要件＞ ・学歴：経営学か、それに準ずる学位