Mô tả công việc
<Nội dung công việc> ① Quản lý hoạt động của bộ phận Hành chính - Phân công công việc cho các thành viên và theo dõi tiến độ xử lý các yêu cầu từ Giám đốc, Phòng Kỹ thuật và các công ty trong tập đoàn, bao gồm Công ty mẹ tại Nhật Bản. - Hướng dẫn và hỗ trợ thành viên giải đáp thắc mắc trong quá trình làm việc. ② Báo cáo Giám đốc và xin phê duyệt - Báo cáo tiến độ công việc và hoạt động được nêu tại mục ①. - Đảm bảo các công việc cần Giám đốc phê duyệt được hoàn thành với chất lượng cao, giúp Giám đốc xem xét và phê duyệt kịp thời. ③ Trực tiếp thực hiện công việc Hành chính nhân sự khi cần thiết - Phân công công việc cho các thành viên hiện có, đồng thời trực tiếp thực hiện các công việc của bộ phận Hành chính nhân sự khi cần thiết, tùy theo khối lượng công việc của nhóm. ④ Điều phối các cuộc họp - Chủ trì và điều phối các cuộc họp với Giám đốc, Trưởng Phòng Kỹ thuật, bộ phận hành chính và các bên liên quan. - Theo dõi tiến độ thực hiện và đảm bảo sự thống nhất, đồng thuận với Phòng Kỹ thuật. ⑤ Làm việc với Trụ sở chính tại Nhật Bản và các công ty trong tập đoàn - Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ Công ty mẹ tại Nhật Bản và các công ty trong tập đoàn. - Tổng hợp các công việc phát sinh từ những yêu cầu này và phân công phù hợp cho các thành viên bộ phận hành chính. - Trong giai đoạn đầu làm quen với công việc, ứng viên sẽ được một nhân sự từ phòng Kinh doanh của Công ty mẹ tại Nhật Bản hỗ trợ trực tiếp, phối hợp làm việc nhằm đảm bảo hoạt động nội bộ diễn ra suôn sẻ. ⑥ Quan hệ với nhà cung cấp - Tiếp nhận và xử lý phù hợp các yêu cầu từ nhà cung cấp trong và ngoài nước, bao gồm các đơn vị thuộc khu vực công và tư nhân. ⑦ Cải thiện môi trường làm việc nội bộ - Phối hợp chặt chẽ với nhân sự phụ trách nhân sự trong các hoạt động cải tiến, bao gồm nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ và tổ chức sự kiện công ty. - Đề xuất và triển khai các sáng kiến nhằm cải thiện môi trường làm việc tổng thể.
Yêu cầu công việc
<Yêu cầu> - Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học. - Ngoại ngữ: + Tiếng Nhật - Trình độ Kinh doanh (JLPT N2 hoặc tương đương trở lên). + Tiếng Anh - Trình độ Kinh doanh, có khả năng đọc và viết (TOEIC khoảng 500 điểm trở lên). - Kinh nghiệm: + Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý trong lĩnh vực hành chính, nhân sự hoặc các nghiệp vụ hỗ trợ nội bộ. + Có nền tảng kiến thức và kinh nghiệm về nhân sự. + Có kinh nghiệm quản lý nhóm/phòng ban, xây dựng và cải tiến cơ cấu tổ chức, phân định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên và thiết lập phương thức phối hợp hiệu quả. + Có kinh nghiệm xây dựng môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự gắn kết đội ngũ, thúc đẩy giao tiếp nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp. + Am hiểu luật lao động, bảo hiểm xã hội, các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan; có kinh nghiệm áp dụng thực tế tại nơi làm việc - Tố chất: Có thái độ tích cực, vui vẻ; khả năng lãnh đạo tốt; tư duy logic; khả năng đánh giá và ra quyết định; linh hoạt, trung thực; kỹ năng điều phối, tinh thần chủ động và trách nhiệm cao; kỹ năng hướng dẫn, phát triển nhân viên; cởi mở, sẵn sàng tiếp thu và ý thức tuân thủ quy định. <Ưu tiên> - Có kiến thức về kế toán và nghiệp vụ thương mại.