Mô tả công việc
<Nội dung công việc>
1. Điều phối dự án & Báo cáo
• Thu thập thông tin từ ban quản lý tòa nhà, đơn vị quản lý bất động sản, nhân sự tại dự án và các bộ phận liên quan; tổng hợp và lập báo cáo đầy đủ, đúng hạn bằng tiếng Anh, tiếng Nhật và tiếng Việt.
• Theo dõi các quyết định của Ban quản lý đến khi được triển khai và hoàn tất.
• Hỗ trợ bộ phận Vận hành và Kỹ thuật chuẩn bị, trình bày đề xuất để xin phê duyệt.
• Hỗ trợ quản lý nhiều dự án/tòa nhà và theo dõi các vấn đề quan trọng.
2. Quản lý ngân sách
• Tổng hợp dữ liệu CAPEX, OPEX và dự báo ngân sách hàng tháng từ các ban quản lý tòa nhà, bộ phận vận hành và kỹ thuật; báo cáo Ban quản lý.
• Theo dõi OPEX và CAPEX, đảm bảo chi phí chính xác, đầy đủ và trong phạm vi ngân sách được phê duyệt đầu năm.
• Đảm bảo gửi dự báo ngân sách hàng tháng đúng hạn để Ban quản lý nắm bắt tình hình sử dụng ngân sách.
• Phối hợp với các thành viên và bộ phận liên quan xây dựng ngân sách OPEX và CAPEX hàng năm cho từng dự án.
3. Quản lý mua hàng
• Thực hiện toàn bộ quy trình mua hàng (mua sắm, đấu thầu, ký hợp đồng và thanh toán), đảm bảo tuân thủ quy định của công ty và dự án, đồng thời đáp ứng nhu cầu vận hành hàng ngày.
4. Triển khai hệ thống & Quản lý nhà cung cấp
• Phối hợp với đơn vị phát triển phần mềm để xác định yêu cầu, kiểm tra quy trình nghiệp vụ và thực hiện UAT, đảm bảo các module SAP, Workflow, BM và giao diện dành cho khách thuê được xây dựng chính xác.
Yêu cầu công việc
<Yêu cầu>
• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học
• Ngoại ngữ:
o Tiếng Anh - Trình độ Kinh doanh (thành thạo 4 kỹ năng, sử dụng tốt tiếng Anh trong hợp đồng và các tài liệu chính thức)
o Tiếng Nhật - Trình độ Kinh doanh (N2 trở lên)
• Có 3–5 năm kinh nghiệm trong một trong các lĩnh vực: quản lý tòa nhà/vận hành, tài chính/kế toán vận hành, mua hàng hoặc quản lý dự án
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Word, Excel và PowerPoint
<Ưu tiên>
• Có chứng chỉ IELTS 7.5 hoặc TOEIC 900 trở lên là một lợi thế