Job Description
<Job Responsibilities>
・Prepare, organize, file, update, and manage project-related documents and records
・Handle visitors, incoming and outgoing mail and parcels, meeting room arrangements, stationery, office supplies, and other general administrative matters at the site office
・Support purchase requests for necessary supplies and equipment, as well as arrangements for repair and maintenance of office equipment and facilities
・Provide daily administrative support to expatriate staff and local employees in the Construction Department
・Accompany Construction Department expatriate staff to construction sites when necessary and provide administrative and clerical support at the site
・Serve as the first point of contact for issues and requests arising at construction sites and the Construction Department office, confirm the details, and coordinate with relevant departments for necessary action and follow-up
・Support other departments with project-related activities and assist with company events and other general administrative activities as necessary
・Prepare, update, and manage various documents and data required for project operations
・Perform other related duties as assigned by the supervisor within the scope of the position
＜業務内容＞
・プロジェクト関連の書類・記録の作成、整理、ファイリング、管理
・現場事務所における来客対応、郵便・宅配便の受発送、会議室の手配、文房具・備品などの管理
・必要な備品・設備の購入申請や、事務機器・設備の修理・メンテナンスの手配をサポート
・工事部門の駐在員およびスタッフの日常業務をサポート
・必要に応じて建設現場へ同行し、現場で発生する事務・管理業務をサポート
・建設現場および工事部門の事務所で発生する問題や依頼事項の窓口として内容を確認し、関係部署と連携して対応・フォローアップ
・プロジェクトに関連する他部署の業務をサポートし、必要に応じて社内イベントや各種総務業務にも対応
・プロジェクト運営に必要な各種資料・データの作成、更新、管理
・その他、ポジションの業務範囲内で上司から指示された関連業務を担当
Job Requirement
<Necessary Skills / Experience>
- Education: College or higher
- Language
- Japanese: Intermediate level (equivalent to JLPT N3 or above; certification is not required)
- Experience
- At least 3 years of practical experience in documentation, such as preparing and managing documents
- Industry experience is not required
- Experience in administrative or management-related roles (Back Office), such as: General Affairs, Sales Administration or Site Administration.
- Personality
- Able to communicate smoothly with internal staff and expatriate employees
- Proactive and able to take appropriate action by understanding the situation around them
- Comfortable with tasks such as document preparation and document management
<Preferred Qualifications>
- Experience
- At least 3 years of experience in the construction industry, such as at:
- General contractors
- Subcontractors
- EPC companies
- Engineering companies
- Construction project offices
- Experience working for a Japanese company
- Experience in general affairs or administrative work at a construction site or construction department office
- Experience preparing and managing project-related documents
- Experience coordinating with internal departments, contractors, suppliers, and other related parties
- Experience providing administrative support for the operation and management of construction projects
<Key Points of the Position>
- Industry experience is not required. The company will provide approximately 1–2 months of OJT to help you learn the necessary knowledge and tasks.
- Transportation is provided from the HCMC office to the Dong Nai office.
＜応募条件＞
・学歴：専門学校以上
・語学
- 日本語：中級レベル（N3相当以上＊資格必要なし）
・経験
- 書類作成や書類管理といったドキュメンテーション業務の実務経験3年以上
- 業界は特に指定なし。
- 総務、一般事務、営業事務、Site Administrationなど、事務・管理業務の経験があること
・人物像
- 社内スタッフおよび駐在員と円滑にコミュニケーションが取れる方
- 周囲の状況を見ながら、気を利かせて動ける方
- 書類作成や書類管理などの業務に抵抗がない方
<歓迎条件>
・経験
- ゼネコン、サブコン、EPC企業、エンジニアリング会社、建設プロジェクトオフィスなど、建設業界での実務経験3年以上
- 日系企業での勤務経験
- 建設現場または工事部門オフィスでの総務・事務経験
- プロジェクト関連書類の作成・管理経験
- 社内関係部署、施工業者、仕入先等との調整経験
- 建設プロジェクトの運営・管理を事務面からサポートした経験がある方
<このポジションのポイント>
・業界経験不問。入社後1～2か月程度のOJTでキャッチアップを目指してもらいます。
・HCMオフィスからドンナイ事務所まで車送迎あり。