Mô tả công việc
<Mô tả công việc> 1. Hoạt động xuất nhập khẩu - Lập kế hoạch và điều phối việc nhập khẩu máy móc, linh kiện, phụ tùng từ trụ sở chính và các công ty cùng tập đoàn; đồng thời xử lý việc nhập khẩu máy móc, linh kiện, phụ tùng từ các nhà cung cấp khác trong và ngoài nước khi cần thiết, bảo đảm tuân thủ quy định của công ty và các điều khoản hợp đồng. - Lập kế hoạch và điều phối việc xuất khẩu, tái xuất máy móc, linh kiện, phụ tùng của công ty và các nhà cung cấp khác khi cần thiết, bao gồm giao hàng cho khách hàng ở nước ngoài, gửi trả linh kiện bị lỗi để sửa chữa và tái xuất máy móc dùng để chạy thử hoặc phục vụ triển lãm. - Theo dõi lịch trình vận chuyển, thời gian dự kiến khởi hành và đến nơi, kiểm tra tình trạng giao hàng và chủ động cập nhật thông tin cho bộ phận Kinh doanh, bộ phận Dịch vụ và khách hàng. - Sắp xếp vận chuyển máy móc từ cảng biển, sân bay hoặc kho ngoại quan đến địa điểm của khách hàng, bảo đảm đáp ứng cam kết giao hàng của bộ phận Kinh doanh và lịch lắp đặt của bộ phận Dịch vụ. - Sắp xếp vận chuyển khẩn cấp bằng đường hàng không hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh đối với linh kiện, phụ tùng thay thế khi máy móc gặp sự cố, nhằm giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của máy tại khách hàng. - Tư vấn về các vấn đề vận chuyển, bao gồm phương thức vận chuyển, yêu cầu đóng gói, giấy phép xuất nhập khẩu, thuế, cước vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa. 2. Thủ tục hải quan và tuân thủ quy định - Chuẩn bị tờ khai hải quan và các chứng từ xuất nhập khẩu. - Xử lý giấy phép, thủ tục kiểm tra chuyên ngành và các thủ tục tạm nhập, tái xuất. - Bảo đảm tuân thủ quy định hải quan, điều kiện giao hàng quốc tế và các yêu cầu liên quan đến hoạt động thương mại. 3. Kiểm soát chi phí, quản lý đơn vị cung cấp dịch vụ và chứng từ - Phối hợp, đánh giá các đơn vị cung cấp dịch vụ logistics nhằm tối ưu hóa chi phí vận chuyển. - Kiểm tra chi phí vận chuyển và cung cấp chứng từ giao nhận hàng hóa để hỗ trợ bộ phận Kế toán. - Lưu trữ hồ sơ các lô hàng và lập báo cáo về hoạt động vận chuyển. 4. Bảo hiểm hàng hóa và giải quyết bồi thường - Sắp xếp mua bảo hiểm hàng hóa cho các lô hàng. - Xử lý các trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu bồi thường và theo dõi quá trình giải quyết bồi thường. - Phối hợp xử lý việc thay thế hoặc sửa chữa hàng hóa bị ảnh hưởng và lưu trữ hồ sơ bảo hiểm. 5. Phối hợp công việc và giải quyết vấn đề - Phối hợp với các phòng ban nội bộ, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác vận chuyển để bảo đảm quá trình giao hàng diễn ra thuận lợi. - Giải quyết các vấn đề liên quan đến hải quan, vận chuyển và giao nhận hàng hóa; đồng thời hỗ trợ hoạt động kho đối với hàng nhập kho và xuất kho.
Yêu cầu công việc
<Kỹ năng / Kinh nghiệm Cần thiết> - Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Logistics, Chuỗi cung ứng, Ngoại thương, Kinh doanh quốc tế hoặc các ngành liên quan. - Ngoại ngữ: Sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật thành thạo ở cấp độ thương mại để trao đổi thư từ, xử lý chứng từ và liên lạc với đối tác nước ngoài. - Kinh nghiệm: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, trong đó có 1–2 năm ở vị trí điều phối hoặc giám sát. - Có kinh nghiệm thực tế sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS; nắm vững quy định hải quan, mã HS, điều kiện giao hàng quốc tế và thủ tục tạm nhập, tái xuất. - Sử dụng tốt các công cụ văn phòng, đặc biệt là Excel (lọc dữ liệu, bảng tổng hợp và các hàm tra cứu), phục vụ việc theo dõi lô hàng, kiểm soát chi phí và lập báo cáo. - Có tác phong chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp và ứng xử trong công việc tốt; có khả năng làm việc độc lập, báo cáo trực tiếp với ban lãnh đạo cấp cao và đưa ra quyết định kịp thời. - Có kỹ năng tổ chức công việc, giải quyết vấn đề và xử lý nhiều công việc cùng lúc tốt; có khả năng làm việc dưới áp lực và làm thêm giờ khi cần thiết. <Kỹ năng / Kinh nghiệm Ưu tiên> - Có kinh nghiệm xử lý các lô hàng máy móc, thiết bị công nghiệp hoặc linh kiện, phụ tùng. - Có mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan, đơn vị giao nhận và các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. - Có kinh nghiệm về bảo hiểm hàng hóa và xử lý hồ sơ yêu cầu bồi thường. - Có kiến thức cơ bản về máy móc, linh kiện, phụ tùng để hỗ trợ xác định mã HS và yêu cầu đóng gói. - Có khả năng sử dụng thành thạo cả tiếng Anh và tiếng Nhật.