Mô tả công việc
<Nội dung công việc>
・Soạn thảo, sắp xếp, lưu trữ và quản lý các tài liệu, hồ sơ liên quan đến dự án.
・Tiếp đón khách, tiếp nhận và gửi thư từ, bưu phẩm; sắp xếp phòng họp; quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và các công việc hành chính chung khác tại văn phòng công trường.
・Hỗ trợ thực hiện thủ tục mua sắm các vật tư, thiết bị cần thiết; hỗ trợ sắp xếp việc sửa chữa và bảo trì các thiết bị, cơ sở vật chất tại văn phòng.
・Hỗ trợ công việc hằng ngày cho nhân viên người Nhật được cử sang làm việc tại Việt Nam và nhân viên thuộc Bộ phận Xây dựng.
・Khi cần thiết, đi cùng nhân viên người Nhật của Bộ phận Xây dựng đến công trường và hỗ trợ các công việc hành chính, văn thư phát sinh tại công trường.
・Là đầu mối tiếp nhận các vấn đề và yêu cầu phát sinh tại công trường cũng như văn phòng Bộ phận Xây dựng; xác nhận nội dung, phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý và theo dõi tiến độ.
・Hỗ trợ các bộ phận khác trong các công việc liên quan đến dự án; khi cần thiết, hỗ trợ các sự kiện nội bộ và các công việc hành chính tổng hợp khác của công ty.
・Soạn thảo, cập nhật và quản lý các loại tài liệu, dữ liệu cần thiết cho hoạt động của dự án.
・Thực hiện các công việc liên quan khác theo sự phân công của cấp trên, trong phạm vi công việc của vị trí.
Yêu cầu công việc
<Kỹ năng / Kinh nghiệm Cần thiết>
・Trình độ học vấn: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên.
・Ngoại ngữ: Tiếng Nhật: Trình độ trung cấp (tương đương N3 trở lên, không yêu cầu có chứng chỉ).
・Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế trong công việc liên quan đến tài liệu, chẳng hạn như soạn thảo và quản lý hồ sơ, giấy tờ.
- Không yêu cầu kinh nghiệm trong một ngành cụ thể.
- Có kinh nghiệm làm công việc hành chính hoặc quản lý, chẳng hạn như hành chính tổng hợp, hành chính văn phòng, hành chính kinh doanh hoặc hành chính công trường.
・Yêu cầu về tính cách
- Có khả năng giao tiếp và phối hợp thuận lợi với nhân viên trong công ty và nhân viên người Nhật được cử sang làm việc tại Việt Nam.
- Có khả năng chủ động quan sát tình hình xung quanh, nắm bắt tình huống và đưa ra hành động phù hợp.
- Không ngại các công việc như soạn thảo và quản lý tài liệu, hồ sơ.
<Điều kiện ưu tiên>
・Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành xây dựng, chẳng hạn tại:
- Tổng thầu xây dựng
- Nhà thầu phụ
- Công ty tổng thầu thiết kế, mua sắm và xây dựng
- Công ty kỹ thuật
- Văn phòng dự án xây dựng
- Có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật Bản.
- Có kinh nghiệm làm công việc hành chính tổng hợp hoặc hành chính tại công trường xây dựng hoặc văn phòng Bộ phận Xây dựng.
- Có kinh nghiệm soạn thảo và quản lý các tài liệu liên quan đến dự án.
- Có kinh nghiệm phối hợp với các bộ phận liên quan trong công ty, đơn vị thi công, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
- Có kinh nghiệm hỗ trợ về mặt hành chính cho việc vận hành và quản lý các dự án xây dựng.
<Điểm nổi bật của vị trí>
・Không yêu cầu kinh nghiệm trong ngành xây dựng. Sau khi gia nhập công ty, nhân viên sẽ được đào tạo thực tế trong khoảng 1–2 tháng để nắm bắt những kiến thức và công việc cần thiết.
・Có xe đưa đón từ văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh đến văn phòng tại Đồng Nai.