Mô tả công việc
<Mô tả công việc> A. Thư ký Tổng Giám đốc • Quản lý lịch làm việc, lịch hẹn, cuộc họp và sắp xếp công tác cho Tổng Giám đốc. • Điều phối các cuộc họp với nhân viên, đối tác kinh doanh, khách hàng và trụ sở chính tại Nhật Bản. • Chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo, biên bản họp và các tài liệu khác theo yêu cầu. • Phiên dịch Nhật – Việt trong các cuộc họp. • Biên dịch tài liệu kinh doanh giữa tiếng Nhật và tiếng Việt. • Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chỉ thị, công việc được Tổng Giám đốc giao. B. Tổng vụ và Hành chính • Đặt mua văn phòng phẩm, đặt vé máy bay và đặt phòng khách sạn. • Tổ chức các chuyến công tác và khám sức khỏe cho nhân viên. • Quản lý hợp đồng với nhà cung cấp và đơn vị cung cấp dịch vụ, bao gồm hợp đồng thuê, hợp đồng tư vấn và hợp đồng mua văn phòng phẩm. • Phối hợp với đơn vị tư vấn bên ngoài để thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân viên nước ngoài. • Phối hợp với đơn vị tư vấn bên ngoài để thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và các giấy phép kinh doanh liên quan. • Thực hiện công tác tuyển dụng và phỏng vấn khi cần thiết. C. Đăng ký sản phẩm và Hồ sơ pháp lý • Phối hợp với Công ty mẹ tại Nhật Bản, đơn vị tư vấn bên ngoài và các bộ phận liên quan để chuẩn bị hồ sơ đăng ký trang thiết bị y tế. • Theo dõi tiến độ đăng ký, gia hạn, điều chỉnh và bổ sung hồ sơ đăng ký sản phẩm. • Quản lý hồ sơ đăng ký sản phẩm, nhãn sản phẩm, giấy chứng nhận và các tài liệu liên quan. • Hỗ trợ phối hợp xử lý các vấn đề tuân thủ quy định pháp luật theo yêu cầu hiện hành và quy trình của công ty. D. Hỗ trợ Kế toán • Hỗ trợ Phòng Kế toán sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán theo hướng dẫn của Kế toán trưởng.
Yêu cầu công việc
<Yêu cầu> - Trình độ học vấn: Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học. - Ngoại ngữ: Tiếng Nhật trình độ thương mại, JLPT N2/N1. - Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm liên quan đến hành chính, nhân sự hoặc thư ký. - Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng cơ bản như Word, Excel và email. - Có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xây dựng mối quan hệ tốt. - Có khả năng làm việc độc lập, chủ động và chịu được áp lực công việc. - Trung thực, có trách nhiệm và kiên trì. - Thái độ tích cực, tinh thần ham học hỏi. - Tác phong chuyên nghiệp, phù hợp khi làm việc với khách hàng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. <Ưu tiên> - Ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe hoặc y tế.