Mô tả công việc
<Trách nhiệm công việc>
・Chuẩn bị, sắp xếp, lưu trữ, cập nhật và quản lý các tài liệu, hồ sơ liên quan đến dự án.
・Tiếp đón khách đến làm việc; tiếp nhận và xử lý thư từ, bưu phẩm đến và đi; sắp xếp phòng họp, văn phòng phẩm, vật tư văn phòng và các công việc hành chính chung khác tại văn phòng công trường.
・Hỗ trợ thực hiện các đề nghị mua sắm vật tư, thiết bị cần thiết; đồng thời phối hợp sắp xếp việc sửa chữa và bảo trì các thiết bị, cơ sở vật chất tại văn phòng.
・Cung cấp hỗ trợ hành chính hằng ngày cho nhân viên người nước ngoài và nhân viên người Việt thuộc Bộ phận Xây dựng.
・Khi cần thiết, đi cùng nhân viên người nước ngoài của Bộ phận Xây dựng đến công trường và hỗ trợ các công việc hành chính, văn thư tại công trường.
・Tiếp nhận đầu mối ban đầu đối với các vấn đề và yêu cầu phát sinh tại công trường cũng như tại văn phòng Bộ phận Xây dựng; xác nhận nội dung chi tiết và phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện, theo dõi và xử lý cần thiết.
・Hỗ trợ các bộ phận khác trong các hoạt động liên quan đến dự án; đồng thời hỗ trợ các sự kiện của công ty và các công việc hành chính chung khác khi cần thiết.
・Chuẩn bị, cập nhật và quản lý các loại tài liệu, dữ liệu cần thiết cho hoạt động của dự án.
・Thực hiện các công việc khác có liên quan theo sự phân công của cấp trên, trong phạm vi vị trí công việc.
Yêu cầu công việc
<Kỹ năng / Kinh nghiệm cần thiết>
・Trình độ học vấn: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên
・Ngoại ngữ: Tiếng Anh - Trình độ trung cấp (TOEIC 600 hoặc tương đương, không yêu cầu chứng chỉ)
・Kinh nghiệm:
- Có từ 3 năm kinh nghiệm thực tế trong công việc liên quan đến hồ sơ, giấy tờ, chẳng hạn như soạn thảo và quản lý hồ sơ.
- Không yêu cầu kinh nghiệm trong ngành xây dựng.
- Có kinh nghiệm trong các công việc hành chính hoặc quản lý, chẳng hạn như tổng vụ, hành chính kinh doanh hoặc công tác hành chính tại công trường.
・Kỹ năng cá nhân:
- Có khả năng giao tiếp thuận lợi với nhân viên trong công ty và nhân viên người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam.
- Chủ động trong công việc, có khả năng nắm bắt tình hình xung quanh và chủ động xử lý công việc phù hợp.
- Không ngại thực hiện các công việc như soạn thảo và quản lý hồ sơ, giấy tờ.
<Điều kiện ưu tiên>
・Kinh nghiệm:
- Có từ 3 năm kinh nghiệm thực tế trong ngành xây dựng, chẳng hạn tại:
- Nhà thầu chính
- Nhà thầu phụ
- Công ty thiết kế, cung cấp thiết bị và thi công
- Công ty kỹ thuật
- Văn phòng dự án xây dựng
- Có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật Bản.
- Có kinh nghiệm làm tổng vụ hoặc hành chính tại công trường xây dựng hoặc văn phòng bộ phận thi công.
- Có kinh nghiệm soạn thảo và quản lý hồ sơ liên quan đến dự án.
- Có kinh nghiệm điều phối với các phòng ban liên quan trong công ty, nhà thầu thi công, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
- Có kinh nghiệm hỗ trợ công tác vận hành và quản lý dự án xây dựng về mặt hành chính.
<Điểm nổi bật của vị trí>
Không yêu cầu kinh nghiệm trong ngành xây dựng. Sau khi gia nhập công ty, ứng viên sẽ được đào tạo thực tế trong khoảng 1–2 tháng để học hỏi và nắm bắt những kiến thức, công việc cần thiết.
Có thể xem xét bố trí xe đưa đón từ khu vực Hà Nội, tùy theo tuyến đường và phương án sắp xếp.