Mô tả công việc
<Trách nhiệm công việc> - Thực hiện phân loại, cập nhật, kiểm soát và lưu trữ tài liệu, hồ sơ dự án, bao gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ văn thư, bản vẽ, tài liệu và công văn. - Thiết lập và cập nhật danh sách liên hệ của dự án, bao gồm các bộ phận nội bộ, đơn vị tư vấn, nhà thầu và nhà cung cấp. - Kiểm tra, ghi nhận tài liệu và duy trì các bảng theo dõi hồ sơ như bản vẽ thiết kế, bản vẽ thi công, tài liệu kỹ thuật, biện pháp thi công, bản vẽ thi công chi tiết, bảng dữ liệu kỹ thuật vật liệu, hồ sơ QA/QC và HSE. - Soạn thảo các quy định về lưu trữ, phân phối và kiểm soát tài liệu, bảo đảm tuân thủ quy trình khi phát hành tài liệu. - Theo dõi và cập nhật tiến độ trình nộp tài liệu, hồ sơ thanh toán và hồ sơ quyết toán công trình xây dựng. - Phát hành hồ sơ, tài liệu cho nhà thầu và các cá nhân có liên quan theo yêu cầu công việc. - Dịch tài liệu giữa tiếng Anh và tiếng Việt khi cần thiết. - Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu họp, tham dự cuộc họp và ghi biên bản cuộc họp. - Báo cáo tiến độ công việc liên quan đến dự án/công trình theo yêu cầu. - Báo cáo trực tiếp cho Quản lý dự án (Project Manager).
Yêu cầu công việc
<Kỹ năng / Kinh nghiệm cần thiết> - Tốt nghiệp đại học. - Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm liên quan đến công tác kiểm soát tài liệu, quản lý hồ sơ dự án, tài liệu kỹ thuật và hành chính dự án. - Có khả năng dịch tài liệu giữa tiếng Anh và tiếng Việt khi cần thiết. <Kỹ năng ưu tiên> - Có kinh nghiệm kiểm soát tài liệu trong các dự án xây dựng. - Có kiến thức về hồ sơ xây dựng, bao gồm bản vẽ, tài liệu kỹ thuật, biện pháp thi công và hồ sơ QA/QC. - Có khả năng duy trì hệ thống theo dõi tài liệu và các bảng nhật ký theo dõi hồ sơ. - Có kỹ năng sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu và ghi biên bản cuộc họp. - Có khả năng lập báo cáo về tiến độ công việc và tình trạng xử lý hồ sơ, tài liệu.