Job Detail
<Mô tả công việc>
1. Hành chính
- Phân tích và quản lý ngân sách hành chính của công ty.
- Quản lý tài sản và thiết bị thuộc bộ phận Hành chính.
- Giám sát các công việc hành chính văn phòng: mua sắm, kiểm soát tồn kho văn phòng phẩm, đồng phục, vật dụng làm việc (máy tính, điện thoại, SIM, v.v.).
- Quản lý dịch vụ vận chuyển nội bộ (xe đưa đón, thẻ taxi), bao gồm cấp phát, theo dõi sử dụng, đối chiếu hàng tháng và thanh toán.
- Sắp xếp chuyến công tác cho nhân viên: đặt vé, khách sạn, phương tiện đi lại.
- Tổ chức đón tiếp khách hàng/đối tác, chuẩn bị hậu cần, phòng họp, và công tác tiếp khách.
- Giám sát nhà cung cấp dịch vụ phụ trợ (bảo vệ, vệ sinh, ăn trưa, v.v.) đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy định công ty.
- Hỗ trợ chuyên gia nước ngoài trong các thủ tục visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, chỗ ở và phương tiện di chuyển.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu và hợp đồng của công ty, đảm bảo lưu trữ đúng quy định, bảo mật và tuân thủ yêu cầu pháp lý.
2. Nhân sự
- Thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng: đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn.
- Giám sát các hoạt động nhân sự tổng hợp, bao gồm tuyển dụng, đào tạo hội nhập, chấm công và phối hợp tính lương.
- Hỗ trợ triển khai và giám sát chính sách nhân sự, quy định nội bộ và tuân thủ luật lao động Việt Nam; cập nhật các giấy phép doanh nghiệp (IRC, ERC).
- Hỗ trợ giải quyết quan hệ lao động và hỗ trợ Ban lãnh đạo xử lý các vấn đề phát sinh tại nơi làm việc.
- Quản lý chương trình đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc và phúc lợi nhân viên.
- Hỗ trợ triển khai hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc minh bạch và công bằng.
- Chuẩn bị các báo cáo nhân sự định kỳ cho Ban Giám đốc hoặc cơ quan quản lý khi được yêu cầu.
3. Công việc khác
- Tham gia các buổi kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra bên ngoài khi cần thiết.
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ: khám sức khỏe định kỳ, du lịch công ty, tiệc cuối năm, v.v.
- Đề xuất và hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc cải tiến quy trình GA–HR và tối ưu chi phí.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.
<Kỹ năng / Kinh nghiệm Cần thiết>
・Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý hoặc các lĩnh vực liên quan.
・Ngoại ngữ: Tiếng Anh trình độ giao tiếp thương mại (thành thạo nói và viết).
・Kinh nghiệm: Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính – Nhân sự, trong đó ít nhất 1 năm ở vị trí giám sát hoặc trưởng nhóm.
・Kiến thức:
- Hiểu rõ Luật Lao động Việt Nam, quy trình tuân thủ pháp lý và nghiệp vụ hành chính.
- Có kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp và lập kế hoạch ngân sách hành chính.
- Hiểu biết về quản lý văn phòng, mua sắm và vận hành cơ sở vật chất.
・Kỹ năng:
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý đa nhiệm tốt.
- Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và xử lý tình huống hiệu quả.
- Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Tỉ mỉ, trách nhiệm và có tinh thần phục vụ cao.
<Kỹ năng / Kinh nghiệm Ưu tiên>
・Có kinh nghiệm làm việc tại công ty sản xuất hoặc doanh nghiệp đa quốc gia.
・Hiểu biết về thủ tục visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài.
・Biết tiếng Nhật (trình độ JLPT N3 trở lên).
