Job Description
- Manage and coordinate President Director and Board of Directors appointments for meeting schedules, board meetings and conference - Manage travel arrangements to make best use of time and prepare the Travel & Expense claims for President Director and Board of Directors - Screening and responding to incoming correspondence, inquiries, and phone calls for President Director and Board of Directors to avoid communication conflict and take clear message from caller for passing to them - Controlling travelling cost spending President Director and Board of Directors - Collaboration with functional leaders in some project activities as requested. - Managing Expat formalities to comply with the government regulation (ensure work permit, KITAS etc of every expat timely manner) and required report to Immigration Office in respective area - Ensure smooth administration and communication between agent and Lightstorm such as invoice routing, weekly confirmation status invoice TKA to Finance - Managing Expatriate Facilities including the agreement process for housing and utilities, phone, car and driver, local language course, etc ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - Mengelola dan mengkoordinasikan janji temu Presiden Direktur dan Direksi untuk jadwal rapat, rapat dewan dan konferensi - Mengelola pengaturan perjalanan untuk memanfaatkan waktu sebaik-baiknya dan menyiapkan klaim Perjalanan & Biaya untuk Presiden Direktur dan Direksi - Menyaring dan menanggapi korespondensi, pertanyaan, dan panggilan telepon yang masuk untuk Direktur Utama dan Direksi untuk menghindari konflik komunikasi dan mengambil pesan yang jelas dari penelepon untuk disampaikan kepada mereka - Mengendalikan pengeluaran biaya perjalanan Direktur Utama dan Direksi - Berkolaborasi dengan para pemimpin fungsional dalam beberapa kegiatan proyek sesuai permintaan. - Mengelola formalitas ekspatriat agar sesuai dengan peraturan pemerintah (memastikan izin kerja, KITAS, dll. dari setiap ekspatriat tepat waktu) dan laporan yang diperlukan ke Kantor Imigrasi di daerah masing-masing - Memastikan kelancaran administrasi dan komunikasi antara agen dan Lightstorm seperti perutean faktur, konfirmasi status faktur TKA setiap minggu ke bagian keuangan - Mengelola Fasilitas Ekspatriat termasuk proses perjanjian untuk perumahan dan utilitas, telepon, mobil dan supir, kursus bahasa lokal, dll.
Job Requirement
・Bachelor’s degree in communications, marketing, public relations, or a related field. ・Minimum 7 years similar experience in multinational company ・Background of corporate communication, public relations, marketing communication will be advantage ・Possess good interpersonal and good communication skill with employees at all levels in the organization ・Fast respond, well-organized, energetic, and self-driven ・Capable to handle multiple tasks at the same time and result oriented ・Solid language both writing & speaking, in both English and native language ・Computer literate is a must ---------------------------------------------------------------------------------------- ・Gelar sarjana di bidang komunikasi, pemasaran, hubungan masyarakat, atau bidang terkait. ・Minimal 7 tahun pengalaman serupa di perusahaan multinasional ・Latar belakang komunikasi perusahaan, hubungan masyarakat, komunikasi pemasaran akan menjadi keuntungan ・Memiliki kemampuan interpersonal dan komunikasi yang baik dengan karyawan di semua tingkatan dalam organisasi ・Cepat tanggap, terorganisir dengan baik, energik, dan mandiri ・Mampu menangani banyak tugas pada saat yang bersamaan dan berorientasi pada hasil ・Bahasa yang solid baik menulis & berbicara, dalam bahasa Inggris dan bahasa daerah ・Melek komputer adalah suatu keharusan